ERP sistēma mazam un vidējam uzņēmumam Latvijā — kā izvēlēties un ieviest

Vārds ERP daudziem mazo uzņēmumu vadītājiem asociējas ar gadu ilgiem ieviešanas projektiem, konsultantu komandām un budžetiem, kas der tikai lielām korporācijām. Tāpēc daudzi uzņēmumi turpina strādāt ar Excel failiem, grāmatvedības programmu un e-pastu līdz brīdim, kad noliktavas atlikumi vairs nesakrīt ar realitāti un atbildi uz vienkāršu jautājumu jāgaida vairākas dienas. Šajā rakstā vienkāršos vārdos skaidrojam, kas ir ERP sistēma mazam uzņēmumam, kad tā tiešām ir vajadzīga, ar kuriem moduļiem sākt, kā izvēlēties starp dažādiem ERP sistēmu veidiem Latvijā, kā notiek ERP sistēmu izstrāde un ieviešana un kā godīgi salīdzināt izmaksas.

Kas ir ERP sistēma mazam uzņēmumam — vienkāršos vārdos

ERP sistēma ir viena programma, kurā satiekas uzņēmuma iekšējie procesi: noliktava, pasūtījumi, iepirkumi, rēķini, klienti un atskaites. Saīsinājums cēlies no angļu valodas apzīmējuma, kas nozīmē uzņēmuma resursu plānošanu, bet ikdienā tas nozīmē vienu lietu — katrs ieraksts tiek ievadīts vienu reizi, un visi, kam tas vajadzīgs, redz vienu un to pašu skaitli.

Lielam uzņēmumam ERP var nozīmēt simtiem funkciju un sarežģītu ražošanas plānošanu. Mazam un vidējam uzņēmumam vajadzība ir daudz vienkāršāka: zināt, cik preču ir noliktavā, kuri pasūtījumi gaida izpildi, kuri rēķini nav apmaksāti un cik uzņēmums reāli nopelnīja pagājušajā mēnesī. Ja, lai iegūtu šīs atbildes, šobrīd ar roku jāapkopo dati no vairākiem failiem, ERP sistēma mazam uzņēmumam nav greznība, bet darba rīks.

Svarīgi saprast arī to, ko ERP parasti neaizstāj. Latvijā lielākā daļa mazo un vidējo uzņēmumu grāmatvedību jau ved Directo, Horizon vai Tildes Jumi, un tas ir pareizi. Laba ERP sistēma nemēģina piespiest grāmatvedi pāriet uz jaunu programmu, bet gan nodod grāmatvedībai sakārtotus datus, lai tie nebūtu jāievada vēlreiz.

• Noliktava — atlikumi, preču kustība, norakstīšana un inventarizācija
• Pasūtījumi — statusi, piegādes un pavadzīmes vienā vietā
• Rēķini un maksājumi — izrakstīšana, PVN un apmaksas statusi
• Klienti — kartotēka ar pasūtījumu un darījumu vēsturi
• Atskaites — apgrozījums, atlikumi un slodze pa periodiem

Pazīmes, ka uzņēmums ir izaudzis no Excel

Excel ir lielisks rīks, kamēr ar to strādā viens cilvēks un datu apjoms ir neliels. Problēmas sākas, kad vienu failu atver trīs darbinieki, kad cenas glabājas vienā failā, bet atlikumi otrā un kad katrs pasūtījums jāieraksta gan tabulā, gan grāmatvedības programmā, gan e-veikala administrācijā.

Biežākā pazīme ir dubultā datu ievade. Ja viens un tas pats pasūtījums tiek pārrakstīts divās vai trīs vietās, kļūdas ir neizbēgamas — nevis tāpēc, ka darbinieki būtu nevīžīgi, bet tāpēc, ka manuāla pārrakstīšana pati par sevi rada kļūdas. Otrā pazīme ir atlikumu nesakritība: e-veikals pārdod preci, kuras noliktavā vairs nav, vai noliktavā stāv prece, kuru neviens nepiedāvā, jo tabulā tā redzama kā izpārdota.

Trešā pazīme ir laiks līdz atbildei. Ja vadītājam, lai uzzinātu mēneša peļņu pa preču grupām vai to, kuri klienti kavē maksājumus, ir jāgaida, kamēr kāds apkopo datus, uzņēmums pieņem lēmumus, balstoties uz vakardienas vai pagājušā mēneša situāciju.

• Viens pasūtījums tiek ievadīts divās vai vairākās sistēmās
• Noliktavas atlikumi Excel failā nesakrīt ar to, kas ir plauktos
• E-veikals pieņem pasūtījumus precēm, kuru vairs nav
• Cenas, atlikumi un klienti glabājas dažādos failos
• Atskaites vadībai tiek gatavotas ar roku un aizņem dienas
• Aizejot vienam darbiniekam, pazūd zināšanas par to, kur kas atrodas

Kuri ERP moduļi vajadzīgi vispirms

Lielākā kļūda, ko var pieļaut, ir mēģināt ieviest visu uzreiz. ERP ieviešana reti izdodas, ja visu procesu maina vienā piegājienā, jo komanda nepaspēj apgūt jauno darba veidu un atgriežas pie ierastajiem failiem. Daudz drošāk ir sākt ar vienu vai diviem moduļiem, kas dod lielāko ieguvumu, un pārējos ieslēgt tad, kad pirmie jau tiek lietoti ikdienā.

Tirdzniecības un vairumtirdzniecības uzņēmumam parasti pirmie ir noliktava un pasūtījumi, jo tieši tur rodas nesakritības un tiek zaudēti darījumi. Pakalpojumu uzņēmumam ar materiāliem bieži svarīgāki ir darbi un rēķini, bet noliktava ir otrais solis. Uzņēmumam ar e-veikalu pirmā prioritāte gandrīz vienmēr ir atlikumu un pasūtījumu sinhronizācija starp veikalu un noliktavu.

Atskaites ir modulis, ko ir vērts ieslēgt jau no pirmās dienas, pat ja sākumā tās ir vienkāršas. Tieši atskaites parāda, vai sistēma tiek lietota pareizi, un ļauj ātri ieraudzīt, kur dati vēl tiek ievadīti ārpus sistēmas.

• Tirdzniecība — noliktava, produkti, pasūtījumi, rēķini
• E-komercija — atlikumu un pasūtījumu sinhronizācija ar veikalu
• Pakalpojumi ar materiāliem — darbi, darba lapas, noliktava, rēķini
• Visiem — atskaites jau no pirmās dienas
• Otrajā kārtā — iepirkumi, līgumi, darba laiks, klientu portāls

Liela ERP, moduļu sistēma vai individuāla izstrāde

ERP sistēmas Latvijā var iedalīt trīs grupās, un katrai ir sava vieta. Pirmā grupa — lielās starptautiskās ERP platformas. To priekšrocība ir funkciju plašums, nozaru standarti un spēja apkalpot uzņēmumus ar sarežģītu ražošanu, darbību vairākās valstīs un simtiem lietotāju. Trūkums mazam uzņēmumam ir tas, ka parasti uzņēmumam jāpielāgojas programmai, nevis otrādi, ieviešana prasa konsultantus un vairākus mēnešus, un licences tiek rēķinātas par katru lietotāju un moduli.

Otrā grupa — vieglas moduļu sistēmas, kurās galvenie moduļi jau ir izstrādāti un tiek konfigurēti atbilstoši uzņēmuma procesam. Šis ceļš der lielākajai daļai mazo un vidējo uzņēmumu: starts ir ātrs, cena ir paredzama, un funkcijas var ieslēgt pakāpeniski. Ierobežojums ir tas, ka ļoti specifiski procesi, ko neatbalsta neviens esošais modulis, ir jāizstrādā kā papildu pielāgojumi.

Trešā grupa — pilnīgi individuāla ERP sistēmu izstrāde no nulles. Tā ir pamatota, ja uzņēmuma process ir tik unikāls, ka gatavie moduļi nenosedz pat pamatvajadzības, vai ja sistēmai jābūt uzņēmuma īpašumā, piemēram, iepirkuma vai ES atbalsta projekta prasību dēļ. Trūkums ir lielāka sākotnējā investīcija un ilgāks laiks līdz pirmajam rezultātam.

Praksē mazam uzņēmumam visbiežāk izdevīgākais ir vidus ceļš: gatavi moduļi pamatprocesiem un individuāli pielāgojumi tikai tur, kur jūsu process tiešām atšķiras no citiem.

• Liela ERP — plašas funkcijas, bet ilga ieviešana un licences par lietotāju
• Moduļu sistēma — ātrs starts, paredzama cena, pakāpeniska paplašināšana
• Individuāla izstrāde — precīza atbilstība, bet lielāka sākotnējā investīcija
• Vidus ceļš — gatavs kodols plus pielāgojumi tikai specifiskajās vietās

ERP integrācija ar grāmatvedību un e-veikalu

Latvijas mazajā un vidējā biznesā ERP gandrīz nekad nestrādā viena pati. Grāmatvedība jau tiek kārtota Directo, Horizon vai Tildes Jumi, bet pārdošana bieži notiek arī e-veikalā. Tāpēc ERP sistēmas vērtību lielā mērā nosaka tas, cik labi tā ir savienota ar šīm programmām.

Ar grāmatvedības programmām integrāciju veido, izmantojot API, lai preču atlikumi, cenas, rēķini un pasūtījumi automātiski tiktu nodoti starp sistēmām. Rezultātā grāmatvedis vairs nesaņem Excel failu mēneša beigās, bet strādā ar datiem, kas jau ir pareizi ievadīti vienā vietā.

Integrācijā ar e-veikalu tipiskā plūsma ir vienkārša un pārbaudīta. Preču atlikumi un cenas nāk no ERP uz e-veikalu, bet jaunie pasūtījumi aiziet no e-veikala atpakaļ uz ERP. Tādējādi noliktavas dati paliek vienā vietā, cenas tiek mainītas vienreiz, un veikals nepārdod preci, kuras vairs nav. Par to, kādi vēl savienojumi Latvijas e-veikalam ir obligāti, rakstījām atsevišķā rakstā.

• Directo, Horizon, Tildes Jumi — atlikumi, cenas, rēķini un pasūtījumi sinhronizēti
• No ERP uz e-veikalu — preču atlikumi un cenas
• No e-veikala uz ERP — jaunie pasūtījumi ar klienta datiem
• Cenas un atlikumi tiek mainīti vienā vietā, nevis trijās
• Pirms izvēles pārbaudiet, vai ERP piedāvā API citām sistēmām

Kā notiek ERP ieviešana soli pa solim

Labi organizēta ERP ieviešana mazā uzņēmumā nav mēnešiem ilgs projekts. Tā sākas ar sarunu par to, kā uzņēmums strādā šobrīd: kur ienāk pasūtījums, kurš to apstrādā, kur glabājas atlikumi, kā tiek izrakstīts rēķins un kas nonāk grāmatvedībā. No šīs sarunas izriet, kuri moduļi vajadzīgi pirmie.

Pēc tam sistēmu uzstāda un konfigurē atbilstoši jūsu procesam — statusi, lauki, lietotāju lomas un atskaišu skati. MBC sistēmā tas notiek dažu darba dienu laikā pēc tam, kad moduļi un procesi ir saskaņoti. Datu imports no esošās sistēmas un integrācijas ar grāmatvedību var prasīt papildu laiku, un to ir godīgi jāpasaka jau pirmajā sarunā, nevis projekta vidū.

Trešais solis ir datu pārnešana: produkti, klienti un, ja vajag, vēsturiskie darījumi no Excel vai vecās programmas. Ceturtais ir apmācība visai komandai un pirmās reālā darba nedēļas, kad parādās jautājumi, kurus nevar paredzēt uz papīra. Tikai pēc tam ir vērts ieslēgt nākamos moduļus.

• Saruna par pašreizējo procesu un moduļu izvēle
• Uzstādīšana un konfigurācija atbilstoši jūsu procesam
• Datu imports no Excel vai vecās sistēmas
• Integrācijas ar grāmatvedību un e-veikalu
• Apmācība komandai un pirmās reālā darba nedēļas
• Nākamo moduļu ieslēgšana, kad pirmie jau strādā

Cik maksā ERP sistēma — kā salīdzināt izmaksas

ERP izmaksas nevar salīdzināt tikai pēc mēneša cenas. Pareizais salīdzinājums ir kopsumma vismaz trīs gadu periodā, ieskaitot ieviešanu, licences par visiem lietotājiem, papildu moduļus, hostingu, atjauninājumus, atbalstu un integrācijas. Daudzās platformās tieši šīs pozīcijas tiek rēķinātas atsevišķi, un gala summa pieaug, augot komandai un prasībām.

Otrs salīdzinājuma jautājums ir lietotāju skaits. Ja cena tiek rēķināta par katru lietotāju, uzņēmumi mēdz dot piekļuvi tikai dažiem cilvēkiem, un pārējie atkal strādā ar failiem. Tas grauj pašu ERP jēgu — viens datu avots visiem.

MBC sistēmā ERP moduļi ietilpst abonementā: 99 EUR mēnesī vai 990 EUR gadā bez PVN, un šajā cenā ir visi moduļi, uzstādīšana un konfigurācija, apmācība, hostings, atjauninājumi un atbalsts. Abonementā iekļauti līdz 10 lietotājiem, par katriem nākamajiem 10 lietotājiem jāmaksā papildus 10 EUR mēnesī, un minimālā līguma termiņa nav. Tā kā visi moduļi jau ir cenā, sistēmas paplašināšana ar nākamo moduli mēneša maksu nemaina.

Atsevišķi tiek rēķināti tikai individuāli pielāgojumi — 40 EUR stundā plus neliela mēneša piemaksa par to uzturēšanu — un datu imports no Excel vai vecās sistēmas, kas maksā no 200 EUR atkarībā no apjoma un datu kārtības. Plašāku izmaksu sadalījumu aprakstījām rakstā par to, cik maksā uzņēmuma sistēmas izstrāde Latvijā.

• Salīdziniet trīs gadu kopsummu, nevis mēneša cenu
• Rēķiniet lietotāju skaitu pēc diviem gadiem, nevis šodienas
• Pārbaudiet, vai hostings, atjauninājumi un atbalsts ir cenā
• MBC — 99 EUR mēnesī vai 990 EUR gadā bez PVN ar visiem moduļiem
• Līdz 10 lietotājiem iekļauti, katri nākamie 10 — plus 10 EUR mēnesī
• Pielāgojumi 40 EUR stundā, datu imports no 200 EUR

Biežākās kļūdas ERP ieviešanā

Lielākā daļa neveiksmīgu ERP projektu neizgāžas tehnoloģijas dēļ. Tie izgāžas tāpēc, ka sistēma tika izvēlēta pēc funkciju saraksta, nevis pēc reālā procesa, vai tāpēc, ka komanda netika iesaistīta un turpināja strādāt pa vecam paralēli jaunajai sistēmai.

Otra izplatīta kļūda ir nesakārtotu datu pārnešana. Ja Excel failā ir dublēti produkti, novecojušas cenas un klienti ar trim dažādiem rakstības variantiem, jaunajā sistēmā tie paliks tādi paši. Pirms importa ir vērts datus sakārtot — tas prasa daudz mazāk laika nekā vēlāk labot kļūdas atskaitēs.

Trešā kļūda ir neizvērtēt, kā no sistēmas varēs aiziet. Pirms līguma noslēgšanas pārbaudiet, kam pieder dati un vai tos var eksportēt jebkurā brīdī. MBC sistēmā dati pieder jums, tos var eksportēt jebkurā laikā, un pēc abonementa pārtraukšanas tie vēl 30 dienas paliek pieejami lejupielādei. Ja sistēmai jābūt uzņēmuma īpašumā, to var arī izpirkt.

• Izvēlēties sistēmu pēc funkciju saraksta, nevis pēc sava procesa
• Ieviest visus moduļus vienā piegājienā
• Pārnest datus bez iepriekšējas sakārtošanas
• Atstāt Excel paralēli jaunajai sistēmai bez beigu datuma
• Neiesaistīt cilvēkus, kuri ar sistēmu strādās ikdienā
• Nepārbaudīt datu eksporta iespējas pirms līguma