5 biznesa procesi, ko vērts automatizēt vispirms

Kad uzņēmums pirmo reizi domā par automatizāciju, visbiežākā kļūda ir mēģināt aptvert visu uzreiz — no pieprasījumu apstrādes līdz grāmatvedībai un noliktavai. Rezultātā projekts kļūst dārgs, ilgstošs un neviens process netiek novests līdz galam. Praksē ir piecas procesu grupas, kas vairumam mazu un vidēju Latvijas uzņēmumu dod visātrāko un vislabāk izmērāmo atdevi. Šajā rakstā tās izklāstām pēc kārtas, kopā ar iemesliem, kāpēc tieši šie procesi ir prioritāri, un ar to, kā izvēlēties, ar ko sākt tieši jūsu uzņēmumā.

Īsā atbilde — kurus 5 procesus automatizēt vispirms

Ja jums jāizvēlas tikai dažas lietas, ar ko sākt, prioritārā secība parasti izskatās šādi: (1) pieprasījumu jeb potenciālo klientu apstrāde no mājaslapas uz CRM, (2) pasūtījumu nodošana no pārdošanas uz noliktavu vai ražošanu, (3) rēķinu un maksājumu ģenerēšana, (4) klientu paziņojumi par pasūtījuma vai pakalpojuma statusu un (5) regulāro atskaišu apkopošana no vairākiem datu avotiem.

Kopīgais šiem pieciem — tie ir atkārtojami, notiek bieži, un manuāla kļūda tajos tieši ietekmē klientu vai naudas plūsmu. Tāpēc tieši šeit automatizācija atmaksājas visātrāk, nevis, piemēram, retāk notiekošos vai vienreizējos procesos, kurus var būt jēgpilnāk vienkārši atstāt manuālus.

1. Pieprasījumu apstrāde no mājaslapas uz CRM

Šis ir process, kur nokavēta minūte var nozīmēt zaudētu darījumu. Vairumā uzņēmumu pieprasījums no kontaktformas vai zvana nonāk e-pastā, no kurienes to kāds manuāli pārkopē uz Excel tabulu vai CRM sistēmu — ja vien laika trūkuma dēļ to izdara vispār. Rezultātā daļa pieprasījumu paliek bez atbildes, atbildīgais darbinieks tiek noteikts pēc atmiņas, un vadītājam nav skaidra pārskata, cik jaunu pieprasījumu ienāk un cik no tiem tiek apstrādāti laikā.

Automatizēts variants izskatās vienkārši: aizpildīta forma vai saņemts zvana pieraksts automātiski izveido ierakstu CRM, piešķir atbildīgo pēc iepriekš noteiktiem noteikumiem un nosūta klientam apstiprinājuma e-pastu. Process, kas manuāli aizņēma piecpadsmit minūtes un trīs cilvēku iesaisti, notiek dažu sekunžu laikā, un neviens pieprasījums vairs nepazūd starp e-pasta iesūtni un piezīmju lapiņu.

2. Pasūtījumu nodošana no pārdošanas uz noliktavu vai ražošanu

Kad pasūtījums ir pārdots, sākas otra, bieži nepamanītā problēma — tā nodošana tālāk. Ja pārdošana un noliktava vai ražošana strādā atsevišķās sistēmās vai Excel failos, pasūtījuma dati jāpārraksta no jauna, kas rada kļūdas daudzumos, specifikācijās un termiņos. Jo vairāk posmu pasūtījums iziet — dizains, ražošana, iepakošana, izsūtīšana —, jo vairāk vietu, kur informācija var pazust vai tikt sagrozīta.

Labs piemērs, kā šo procesu var sakārtot, ir MBC izstrādātā PromoMarket sistēma promo produkcijas ražotājam. Tajā pārdošanas pasūtījums automātiski virzās cauri visiem ražošanas posmiem — no dizaina līdz drukai, presei, cehiem, iepakošanai un izsūtīšanai —, un katrs nākamais posms atveras tikai pēc iepriekšējā pabeigšanas. Papildus tam arī viss iepirkumu cikls, sākot no piegādātāja pasūtījuma līdz saņemtajai precei un piegādātāja rēķinam, notiek vienā sistēmā, nevis izkaisīts pa vairākām Excel tabulām.

3. Rēķinu un maksājumu ģenerēšana

Rēķinu izrakstīšana ir process, kas atkārtojas katru nedēļu vai mēnesi, tāpēc pat neliela manuāla kļūda tajā uzkrājas ātri. Tipiska aina: darba laika vai pasūtījuma dati jāpārceļ uz rēķina veidlapu ar roku, PVN summa jāpārrēķina atsevišķi, un neviens automātiski neseko līdzi, kurš rēķins ir apmaksāts un kurš — ne.

Automatizēta pieeja nozīmē, ka rēķins tiek sagatavots tieši no pasūtījuma vai darba laika datiem, PVN summa tiek aprēķināta automātiski, gatavais PDF nosūtīts klientam bez papildu roku darba, un maksājuma statuss atjaunojas pēc bankas izraksta datiem. Tas ne tikai ietaupa laiku, bet arī novērš kļūdas, kas var izmaksāt reālu naudu vai grāmatvedības nesakritības gada beigās.

4. Klientu paziņojumi par pasūtījuma vai pakalpojuma statusu

Liela daļa klientu servisa slodzes rodas nevis no sarežģītiem jautājumiem, bet no viena atkārtota jautājuma — kur ir mans pasūtījums vai kad būs gatavs pakalpojums. Ja šo informāciju katru reizi jāmeklē un jāatbild manuāli, tas aizņem laiku, kas varētu tikt veltīts jauniem klientiem vai reālu problēmu risināšanai.

Kad statusa maiņa automātiski izsūta e-pastu vai īsziņu klientam — pasūtījums pieņemts, nodots ražošanā, nosūtīts —, klientu jautājumu skaits samazinās ievērojami, un klients jūtas informēts, lai gan neviens no komandas viņam nav pievērsis atsevišķu uzmanību.

5. Regulāro atskaišu apkopošana

Daudzos uzņēmumos vadītājs vai grāmatvedis katru nedēļu vai mēnesi velta stundas, lai savāktu datus no vairākiem avotiem — CRM, e-veikala, grāmatvedības sistēmas vai bankas konta — un salīmētu tos vienā Excel atskaitē. Šis darbs pats par sevi nerada tiešu vērtību, taču tas jāveic atkārtoti, un cilvēka kļūda kopēšanas procesā var novest pie nepareiziem lēmumiem.

Automatizēta atskaite tiek sagatavota pēc iepriekš noteikta grafika tieši no datu avotiem un nosūtīta uz e-pastu vai parādīta pārskata panelī. Vadītājs tādējādi saņem aktuālu informāciju bez gaidīšanas, un komandas laiks paliek reālam darbam, nevis datu pārrakstīšanai.

Ar ko sākt

Ja visi pieci procesi jūsu uzņēmumā ir aktuāli, nav jēgas ķerties klāt visiem vienlaikus. Vienkāršs veids, kā izvēlēties pirmo, ir novērtēt katru procesu pēc trim rādītājiem: cik stundu nedēļā tas aizņem, cik bieži tas atkārtojas, un cik dārga ir kļūda, ja tā notiek. Process ar augstāko šo trīs faktoru kopvērtējumu parasti ir pareizā vieta, kur sākt — tur automatizācija atmaksāsies visātrāk un rezultāts būs vislabāk pamanāms.

Cenas ir atkarīgas no procesa apjoma. Vienkārša automatizācija — viens process, viena sistēma ar webhook vai API izsaukumu, piemēram, forma uz CRM — sākas no 400 eiro. API integrācija starp divām vai vairāk sistēmām ar divvirzienu datu apmaiņu, piemēram, pasūtījumu nodošana starp e-veikalu un noliktavas sistēmu, sākas no 800 eiro. Ja vienlaikus jāsavieno vairāki savstarpēji saistīti procesi ar pielāgotu loģiku, kā tas bija PromoMarket gadījumā, cena tiek noteikta pēc apjoma — pēc tam, kad ir izpētīti konkrētie procesi.

Mazs, labi ieviests pirmais solis ir daudz vērtīgāks par vienlaikus uzsāktu, bet nepabeigtu lielu projektu. Izvēlieties vienu procesu, ieviesiet to kārtīgi, izmēriet rezultātu stundās un kļūdās, un tikai tad ķerieties pie nākamā.